Indice
Le but de cet article est d’expliquer notre processus de réservation à partir du moment où un client nous contacte jusqu’à ce qu’il bénéficie du service contracté.
Le processus de réservation comprend 8 étapes que nous détaillerons dans le graphique ci-dessous.
Nous détaillerons ensuite pas à pas toutes les étapes afin que vous sachiez à quel stade vous vous trouvez.
Avant de décider, contactez-nous et nous vous conseillerons!
Pourquoi le conseil est-il si important?
Nous travaillons avec différents profils de parents, d’enfants et de stages. Grâce à nos nombreuses années dans le secteur, nous avons vu de nombreux cas où l’expérience d’un stage fut mauvaise en raison d’un mauvais choix.
Ci-après nous découvrirons une étude de cas pour comprendre facilement l’importance d’un bon conseil.
Pierre recherche un stage pour son fils Louis, âgé de 11 ans, et a demandé un devis pour le stage du Real Madrid en Espagne.
Notre équipe du service clients lui a envoyé un devis détaillé du stage du Real Madrid et Pierre a effectué le paiement puis toutes les autres étapes à effectuer avant de commencer le stage.
L’été est arrivé et Louis se rend à Madrid enthousiasmé par le début de son stage.
Après les 3 premiers jours, le père mécontent nous appelle parce que le niveau de football est très inférieur à celui attendu par Louis, ce qui l’ennuie beaucoup.
Pierre et Louis sont tous deux mécontents du fait que le stage n’ait pas dépassé leurs attentes.
Qu’est-ce qui a échoué? Le stage du Real Madrid est-il un mauvais stage?
Bien sûr que non, nous avons de nombreux clients qui ont dépassé de loin les attentes du stage. En fait, le stage du Real Madrid est l’un de nos stages les mieux notés.
Ce qui a échoué est clairement le manque de conseil dans le processus.
C’est pourquoi, lorsque Pierre nous demande le devis du Real Madrid, au lieu de lui envoyer le devis, nous lui envoyons un courrier électronique expliquant nos programmes.
À première vue, cela ne semble pas très logique, pour cette raison, nous souhaitons vous expliquer pourquoi nous le faisons:
Il n’est en effet pas très logique qu’après avoir demandé un devis, nous vous envoyons un e-mail vous expliquant les différents stages que nous proposons. Sachez que nous le faisons dans le but de vous aider à choisir le stage qui convient le mieux à votre enfant.
Nous espérons qu’après avoir lu le cas de Pierre et de son fils Louis, vous comprendrez mieux notre façon de procéder.
Le conseil est un plus et l’étape la plus importante dans notre processus de réservation. Définir l’objectif et analyser les options disponibles en collaboration avec notre équipe d’experts aideront les parents à faire le bon choix.
Comment fonctionne le processus de conseil?
Notre équipe d’experts vous fournira des informations utiles afin que vous sachiez quels types de stages nous proposons.
De plus, dans certains cas, nous vous poserons des questions supplémentaires relatives à votre enfant (niveau de sport, niveau de langue, objectif des parents, objectif de l’enfant, s’il a déjà participé à un stage d’été, dates possibles, durée du stage, etc.). De nombreux facteurs nous aideront à déterminer le meilleur stage pour votre enfant.
Pourquoi faire confiance à nos critères?
Nous travaillons uniquement avec les meilleurs stages
Nous sommes très exigeants lorsque nous ajoutons un stage à notre site Web. Nous travaillons uniquement avec les meilleurs et nous veillons à visiter les installations de tous nos stages afin de les connaître parfaitement.
Nous travaillons uniquement avec des marques importantes (clubs de football: Real Madrid, FC Barcelone, Manchester City, Arsenal, Chelsea, Liverpool, etc.) ainsi que des académies professionnelles.
Expérience
Nous vendons aux parents du monde entier depuis de nombreuses années.
Grâce à cela, nous connaissons très bien tous les stages que nous proposons ainsi que les parents et les enfants qui ont besoin de nos services.
Nous visitons les stages en personne.
Les membres de l’équipe se déplacent pour visiter les stages les plus importants que nous proposons.
Cela nous aide à connaître les personnes responsables des stages que nous proposons et nous offre une perspective réelle pour chaque stage.
Quelle est la meilleure forme pour être conseillé?
La meilleure forme de conseil est sans doute par téléphone, car nous pouvons discuter des options et notre équipe d’experts vous donnera des réponses immédiates à toutes vos questions.
Le deuxième moyen, non moins efficace, est l’email : il s’agit d’un processus légèrement plus long, car il s’agit parfois de questions-réponses, mais il existe aussi des cas plus productifs puisque les parents collectent et envoient toutes leurs questions et ont le temps d’étudier toutes les options proposées.
La plupart de nos clients utilisent une combinaison de ces 2 options: Email et téléphone. Dans les deux cas, notre service clients est prêt à vous offrir le meilleur service.
Et si après vous avoir contacté, je ne sais toujours pas quel stage choisir?
Très souvent, le choix n’est pas facile. De nombreux facteurs (objectifs, dates, destinations) font qu’il n’y a pas d’option parfaite. Bien que le choix soit parfois difficile, notre objectif principal chez Ertheo est de veiller à ce que les familles disposent de toutes les informations nécessaires pour prendre la meilleure décision possible.
Si vous ne savez pas exactement quelle option choisir ou si vous hésitez entre plusieurs d’entre elles, vous pouvez nous appeler ou nous envoyer un email. Nous pouvons vous fournir des informations plus détaillées qui vous aideront à choisir le stage idéal pour votre enfant.
A la fin de cette étape …
Vous aurez choisi le stage idéal pour votre fils ou votre fille.
2 Ajouter des services
Il est temps que vous ajoutiez des services à votre stage.
Des services tels que le transfert, l’assurance voyage, ou l’assurance annulation peuvent être ajoutés à votre devis.
Nous vous informerons sur tous les services que nous offrons ainsi que sur le coût de chacun d’ entre eux. Pour cette étape, nous vous recommandons de vous informer et de choisir les services dont vous avez besoin.
Pour l’assurance, nous avons des articles expliquant en détail la couverture de chaque assurance. Pour plus d’informations, vous pouvez utiliser les liens suivants:
A la fin de cette étape …
Vous aurez décidé de tous les services supplémentaires que vous souhaitez ajouter.
3 Obtenir un devis
Nous vous envoyons un devis détaillé avec les services que vous avez choisis et le coût de chaque service. Dans le même devis, nous expliquons les méthodes de paiement ainsi que les conditions de réservation.
Paiements: Pour confirmer la réservation, vous devez payer 50% du montant total du budget, , les 50% restants devant être payés avant le 31 mai.
A la fin de cette étape …
Vous connaîtrez le coût de chacun des services ainsi que les méthodes de paiement.
4 Effectuer le paiement
La prochaine étape consiste à effectuer le premier paiement pour garantir la réservation d’une place au sein du stage que vous souhaitez pour votre enfant.
Une fois le paiement effectué, vous recevrez un courrier électronique de notre part confirmant sa réception, avec un récapitulatif des services souscrits et des informations sur les étapes restantes à effectuer.
A la fin de cette étape …
Vous aurez effectué le paiement et nous pourrons gérer votre réservation.
5 Processus de réservation et documents
Une fois le paiement effectué, l’étape suivante consiste à remplir les documents de réservation requis par le stage.
À ce stade, nous souhaitons expliquer aux parents qu’il est essentiel de remplir soigneusement les documents et de remettre les documents demandés pour chaque stage.
En tant que service destiné aux mineurs, toutes les organisations demandent à remplir et à signer de nombreux documents. Il est donc extrêmement important que vous consacriez du temps à cette étape, que vous lisiez tous les documents et que vous les remplissiez avec soin, de manière à ce que les organisations aient tout sous contrôle si un incident se produit ou bien comment faire pour l’éviter.
Des aspects tels que si l’enfant prend des médicaments (ou est allergique à l’un d’entre eux), présente des intolérances alimentaires, les numéros de téléphone des membres de la famille en cas d’urgence, une police d’assurance si l’enfant est malade, etc.
Une fois que vous avez rempli tous les documents que nous vous avons demandés, vous devez les envoyer par courriel à notre adresse email (répondre à l’un des emails que nous vous avons envoyés).
Quelques jours après nous avoir envoyé les documents, nous vous enverrons la confirmation du stage.
A la fin de cette étape …
Vous nous aurez envoyé tous les documents que nous avons demandés et vous recevrez quelques jours plus tard notre confirmation définitive de la réservation de votre place.
6 vols
Une fois que nous vous avons confirmé la place, il est temps d’acheter les vols.
De nombreux stages ont des heures précises d’arrivée et de départ.
Nous disposons d’un document PDF expliquant tout ce qui concerne le service de transfert aux aéroports, prix, horaires, etc. Lorsque nous atteindrons cette étape, nous vous enverrons le fichier PDF par courrier.
Service d’accompagnement pour mineurs
En fonction de l’âge et de la compagnie aérienne, le service d’accompagnement de l’enfant peut être obligatoire.
Si vous souscrivez à cette option , la compagnie aérienne demandera des informations sur la personne qui viendra chercher votre enfant à l’aéroport (nom, carte d’identité et numéro de téléphone). Si tel est le cas, n’hésitez pas à nous demander ces informations et nous vous les enverrons par email.
Nous collaborons aussi avec une agence qui peut vous aider pour tout ce qui concerne la préparation du voyage: vols, hôtels, excursions et activités.
Une fois que vous avez acheté les vols, vous devrez remplir notre formulaire de transfert et l’envoyer par courrier avec les billets d’avion.
Pour ceux qui ont ajouté le service de transfert, nous confirmerons sa réservation quelques jours plus tard.
A la fin de cette étape …
Vous aurez réservé les vols correctement et si vous avez besoin d’un service de transfert, nous vous confirmerons également sa réservation.
7 Nous vous aidons à préparer le voyage!
Nous avons préparé un guide complet pour chaque stage afin que vous ne manquiez pas d’informations avant le début.
Dans un guide complet que nous enverrons aux parents, nous aborderons des aspects tels que: la préparation de la valise, les règles du stage, les heures d’arrivée et de départ, les numéros d’urgence et bien plus encore.
Nous demandons aux parents de bien lire le guide et, en cas de doute, de nous contacter.
L’été arrive …
Pendant que vous attendez le début du stage, notre service clients sera à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.
Nous espérons et souhaitons que votre enfant profite pleinement de l’expérience!
A la fin de cette étape …
Détendez-vous et attendez le début du stage!